파워포인트 발표자료 잘 만드는 법 #1 ppt 열지 마라

제목이 이상하다.

파워포인트 발표자료를 잘 만들려고 하는데 파워포인트를 열지 말라니...

발표는 설득이다. 듣는 사람으로 하여금 자신의 말에 공감하게 하는 것.

그런 설득의 기본은 스토리 라인이다. 상식적인 호흡에 맞춰 메시지를 쪼개고 이를 명확한 예시와 근거로 인과관계를 가진 메시지 라인으로 풀어나가는 것, 그것이 설득에 필요한 가장 중요한 부분이다.

발표자료가 파워포인트나 키노트 같은 슬라이드 형식의 화면으로 구성된다면 그 전체 슬라이드의 메시지 라인이 그래서 매우 중요하다.

그런 스토리 전개와 메시지의 인과관계가 뚜렷하지 않으면 사람들은 갸우뚱하게 된다. 논리의 점프가 잦고 중요한 메시지와 그에 대한 근거가 강약의 차이 없이 어지럽게 되어버리면 이해하기 힘들어지고 결국 청중의 설득에는 실패하게 된다.

파워포인트(ppt)의 최대 단점이 여기서 드러난다.

일단 PPT를 열고 시작하려 하지 마라 

PPT(파워포인트)는 노트나 워드와 같은 소프트웨어가 아니다. 연속된 메시지나 논리의 흐름을 끄적일 수 있는 곳이 아니라 그야말로 발표할 내용의 마지막 결과물을 담을 뿐이다. 다시 말해 모든 메시지 라인의 기획이 끝난 다음에 발표에 최적화해서 마지막 단계에 그걸 표현하는 그릇일 뿐이라는 거다.

노트나 워드처럼 연속된 흐름을 가진 공간이 아니라 한장 한장 낱개의 장표가 따로 존재하는 파워포인트... 절대 이 파워포인트를 열어놓고 메시지 흐름을 잡으려고 해서는 안된다. 보통 이게 워드인지 파워포인트인지 모를 정도의 그런 난잡한(?) ppt 가 그래서 나오는 것이다.

일단 PC앞에 앉지 마라

 

종이와 펜을 준비하라.

되도록이면 이면지를 활용하는 게 좋다. 컴퓨터 화면 대신, 파워포인트 화면 대신 종이를 마주하고 여기에 핵심 메시지 라인을 써봐야 한다. 

여기에도 순차적 훈련이 필요하다.

1. 종이 한장에 전체 메시지 흐름을 우선 적어라. 정말 개괄적인 이야기 전개만 드러내라는 이야기다.
   예를 들어, 왜 이 자리에 서게 되었는지 언급 > 이번 발표를 듣고 청중들이 얻어갈 결과 이야기 > 지난 히스토리 간략 랩업 > 핵심 문제가 무엇인지에 대해 공감 얻기 > 이 문제에 대해 다른 사람은 어떻게 바라보는지.... 블라블라
   
   이런 식으로 전체 보고서 혹은 발표자료의 이야기 흐름을 한 장에 정리해보는 훈련이 먼저다
   
   
2. 이제 각 이면지에 핵심 메시지만 써보는 것이다. 다른 것은 종이에 적을 생각마라. 정말 각각의 슬라이드에서 전하고 싶은 핵심 메시지를 한두 줄로 끄적이고 넘어가라. 
   핵심 메시지는 각 장표별로 1개여야 한다. 예를 들어, "작년보다 올해 매출은 10%가 감소했는데 이는 환율 영향이 가장 큽니다" 정도로 끝내야지 "작년보다 올 매출이 10% 정도 감소했는데 그 원인은 환율이었고, 그래서 그걸 만회하기 위해 할 수 있는 솔루션들은 이런 것들이 있다" 로 핵심 메시지가 2개 3개 있어서는 안된다. 너무 집중할 정보량이 한 화면에 많아져서 청중이나 보고받는 사람이 머리에 담을 수가 없기 때문이다
   
   발표 자료라면 대략 장표 1장에 1~2분 정도로 생각하면 될 것이다 (물론 이 시간은 장표의 성격이나 난이도에 따라 다르니 각자 리허설을 통해 연습을 해보는게 좋다) 다른 것 아무것도 쓰지 말고 20장 발표자료라면 종이 20장을 준비해서 펜으로 저런 핵심메시지만 쓰는 것이다. 그 핵심 메시지의 전개 순서는 위 1번에서 잡은 전체 메시지 구조에 따르면 될 것이다
   
   
3. 핵심 메시지가 잡혔으면 이제 그 메시지를 백업할 정보를 뭘 담을지 그 구조를 잡아보는 것이다. 역시 PC를 쓰기 전이다. 종이와 펜으로 하는 작업이다. 
   핵심 메시지가 작년보다 매출이 줄었다 라면, 매출 추이를 보여주는 그래프 하나면 충분할 것이다. 거기에 그 원인이 환율이라는 것까지 명시하려 한다면 과거 환율 추이와 매출 추이의 비교, 혹은 원인이 환율임을 입증하는 재료원가나 수출단가의 변화표가 있을 수 있다. 그런 그림 혹은 표를 핵심 메시지 안에 대충 어떻게 담을까 끄적이는 단계이다.
   
   그래프가 들어간다면 대략 손으로 그리는 것이다.
   여기까지 펜과 종이로 했다면 발표자료 혹은 보고서의 70%는 다 된 셈이다.
   
   시니어와 주니어가 작업한다면 주로 시니어가 주니어에게 작업 지시할 때도 이 단계까지 해서 주기도 하지만, 본인이 직접 자료를 만들 때에도 이런 단계를 다 가져야 한다.
   
   
4. 그런 다음에 비로소 PC를 켜고 파워포인트를 구동하라.
   이미 위에서 다 잡았기 때문에 이를 디지털화할 뿐이다.
      

물론 실제로 타이핑하고 파워포인트 상에 그래프 등을 표현하다보면 디테일한 수정은 나온다. 하지만 그 소요 시간과 리소스가 무턱대고 파워포인트로 1단계부터 시작했던 떄와 비교도 안되게 줄어든다는 것을 체험할 수 있을 것이다.

주니어들에게 항상 강조하는 보고서 기획의 기본이다.